La gestion de la comptabilité d’un cabinet de kinésithérapie peut sembler complexe, mais avec les bons outils et une organisation adéquate, elle peut devenir bien plus simple. Voici quelques conseils pour gérer facilement la comptabilité d’un cabinet de kiné :
1. Utilisation d’un logiciel de comptabilité adapté
Opter pour un logiciel de comptabilité spécifique aux professionnels de santé, comme Gestisoft, Inforiz, ou Kimo (qui est particulièrement utilisé par les kinésithérapeutes) permet de simplifier la gestion comptable. Ces logiciels sont souvent conçus pour répondre aux besoins des praticiens en termes de facturation, suivi des paiements, et gestion des remboursements de la sécurité sociale ou des mutuelles.
2. Tenez une comptabilité simplifiée
En France, si vous êtes en secteur libéral (notamment en secteur 1 ou secteur 2), la comptabilité peut être tenue selon un système simplifié :
– Livre de recettes : enregistrez toutes vos recettes quotidiennes (consultations, actes réalisés).
– Livre de dépenses : notez toutes les dépenses professionnelles liées à votre activité (location de cabinet, matériel médical, salaires, frais de transport, etc.).
Les documents de base à conserver sont :
– Les factures émises et reçues.
– Les relevés bancaires.
– Les bordereaux de paiement de la Sécurité sociale ou des mutuelles.
3. Connaître les obligations fiscales
– Déclaration de TVA : Selon votre statut (régime micro-BNC ou réel), vous devrez ou non déclarer la TVA. En général, les kinésithérapeutes en régime micro-BNC sont exonérés de TVA.
– Régime micro-BNC : Si vos recettes annuelles ne dépassent pas un certain seuil, vous êtes probablement soumis au régime micro-BNC. Ce régime est simplifié, avec une déduction forfaitaire de 34 % pour frais professionnels, sans avoir à fournir de justificatifs précis.
– Déclaration des bénéfices : Pensez à déclarer vos bénéfices dans votre déclaration de revenus annuelle (formulaire 2042-C PRO).
4. Gérer les paiements et remboursements
– Remboursements de la sécurité sociale : En tant que kinésithérapeute, vous avez droit à des remboursements de la part de la Sécurité Sociale pour certaines prestations. Vous devez suivre les paiements effectués par la Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM) pour éviter les erreurs.
– Mutuelles : Les mutuelles remboursent souvent une partie des consultations, et vous devrez les suivre pour assurer que tous les paiements sont reçus.
5. Automatiser les tâches
La comptabilité peut devenir plus fluide grâce à des outils d’automatisation, comme la génération automatique des factures ou des rappels de paiement. L’utilisation d’un logiciel de facturation qui intègre aussi la gestion des encaissements et des relances peut réduire significativement la charge administrative.
6. Externalisation ou collaboration avec un expert-comptable
Si la comptabilité vous semble trop complexe ou que vous n’avez pas le temps de vous en occuper, faire appel à un expert comptable kinésithérapeute ou spécialisé dans les professions libérales de santé peut être une solution. Il pourra vous aider à respecter vos obligations fiscales, à optimiser vos charges et à vous accompagner dans vos déclarations fiscales.
7. Suivi de la trésorerie et planification
Un bon suivi de la trésorerie est essentiel. En tant que kiné, vous pouvez avoir des périodes de forte activité, mais aussi des périodes plus calmes. Une gestion prévisionnelle de la trésorerie permet de prévoir les périodes où des ajustements seront nécessaires. Il est important d’anticiper les paiements de charges fixes et de vous assurer que vous avez toujours des liquidités pour faire face à ces obligations.
Conclusion
La gestion comptable d’un cabinet de kinésithérapie peut être simplifiée avec les bons outils et une organisation rigoureuse. Utiliser un logiciel de comptabilité adapté, automatiser certaines tâches, et faire appel à un expert-comptable pour les tâches complexes ou la déclaration fiscale peut vous permettre de vous concentrer sur l’essentiel : vos patients.